De wet als vertrekpunts
WMO, Participatie en Jeugdzorg zijn vandaag de dag vooral de verantwoordelijkheid van de Gemeente geworden. De verdere verbreding van de wetgeving in het sociaal domein in 2015 zorgde voor een nieuwe verdeling van de verschillende verantwoordelijkheden. Deze nieuwe indeling, betekende ook minder budget. De Gemeente Breda wil zorg betaalbaar en beschikbaar houden door meer grip op het sociaal domein uit te oefenen. Het bestuursakkoord 2019 ‘Lef en Liefde’ geeft hier meer uitleg aan.
Jeugdhulpverlening in het bijzonder
Jeugdhulpverlening is onderverdeeld in “vrij” en “niet vrij” toegankelijke zorg. Niet vrij toegankelijke zorg wordt aangeduid met de term Specialistische Jeugdhulpverlening. Gemeente Breda vervuld sinds 2015 een centrale rol in de Specialistische Jeugdhulpverlening voor West-Brabant Oost. zorg. Er wordt hulp geboden aan ongeveer 5700 cliënten per maand en cumulatief 8600 cliënten op jaarbasis binnen West-Brabant Oost*. In een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de WBO-gemeenten ligt vast dat de inkoop, administratieve verslaglegging, facturatie en betaling de verantwoording is van de Gemeente Breda. Een proces waarbij veel verschillende instanties, van justitie tot aan de jeugdigen zelf, zorgverleners en zorgverzekeraars betrokken zijn. Het verkrijgen van grip op de complexe processen binnen het sociale domein, gaat in dit complexe proces niet zonder inzicht en het visueel maken en koppelen van de juiste gegevens.
Van zicht op naar grip en zorgen voor
Ook op het Jeugdhulpbudget staat druk door enerzijds minder beschikbaar budget na de herverdeling vanuit de Jeugdwet en anderzijds de groeiende vraag naar jeugdzorg. In 2018 kwam Rob Mulders bij de keten Jeugd van de Gemeente Breda als informatiespecialist aan boord. Zijn rol is op dat moment, inzicht te geven in de verleende Specialistische Jeugdhulp.“De urgentie was ‘voelbaar’en de opdracht was helder. Binnen drie maanden wilden de regiogemeenten in een dashboard basisgegevens met wat er de afgelopen 3 jaar was ingekocht aan niet vrij toegankelijk Jeugdzorghulp- gepresenteerd zien. “Ondanks dat de verantwoordelijkheid hier al vanaf 2015 lag, was alleen indirect en beperkt inzichtelijk waar precies welke zorgvariant werd geleverd”aldus Rob Mulders.
Van A3-prints naar dashboards
Er was in 2018 één groot voordeel, de tot op die dag ingekochte zorg verliep qua registratie via het zogeheten Zorg Portaal. Een webapplicatie van Zorg Lokaal waar iedere zorgtoewijzing in werd vastgelegd. “In mijn eerste opzet concentreerde ik me op de informatie die er vanuit het Zorg Portaal wel was en dit presenteerde ik aan elke afzonderlijke Gemeente op letterlijk A3-papier.” Fase één van het vervolgproject ging daarna van start.“De presentaties zorgde voor reuring en veel vragen en ook het belang om op deze voet door te gaan werd al snel duidelijk.” Aan de hand van een informatieanalyse verkreeg Rob Mulders inzicht in de informatiebehoefte per WBO-gemeente op het vlak van niet vrij toegankelijke zorg in de Jeugdhulpverlening.
MagnaVersum in beeld
Op bestuurlijk niveau zijn er een aantal beheersmaatregelen vastgesteld die bijvoorbeeld managementinformatie tot resultaat hadden. Een logisch gevolg was de selectie van business intelligence software. “Na een interne inventarisatie en een projectscope waarin ook langere termijn ambities zijn meegenomen, selecteerden we vier leveranciers. Selectiecriteria waren bijvoorbeeld; de benodigde ingeschatte ontwikkeltijd en de mogelijkheid tot datakoppelingen. Uiteindelijk hebben we voor MagnaVersum gekozen die voor ons op meerdere punten erboven uit stak. Ze dachten mee en gingen echt met ons aan de slag.” Ook in het vervolgtraject waarbij er veel geschakeld is met Zorg Lokaal verliep hierdoor soepeler. Er is extra aandacht geweest voor de serverinrichting en rekening gehouden met verschillende AVG-voorwaarden. MagnaVersum is voor de Gemeente Breda een kundige partner gebleken.
Buiten de gebaande paden
De complete eerste fase van dit project is in een heel kort tijdsbestek afgerond én succesvol gebleken. We zijn gestart met alleen onze kennis en ervaring en hebben het pragmatisch, gestuurd door voortschrijdend inzicht aangepakt. Omdat er een grote urgentie bij was snel inzicht te verschaffen hebben we geen omvangrijk projectplan geschreven of specifieke methodiek gevolgd. Er is ontzettend veel werk verzet in een kort tijdsbestek en er is goed geanticipeerd op de obstakels. De niet vrij toegankelijke zorg per regio in WMO is nu zó in kaart gebracht dat er meer sociale en procesmatige beheersbaarheid ontstaat. We zijn letterlijk binnen een jaar tijd van papieren A3-prints via het Zorg Portaal naar het intuïtieve Qlik Sense- dashboards gegaan.
Jeugdhulpverlening in een oogopslag
Iedere Gemeente heeft met deze oplossing de vrijheid te analyseren en exploreren vanuit meerdere kaders. De Qlik Sense-dashboards bieden de flexibiliteit om vanuit elke invalshoek – al dan niet bestuurlijk of sec administratief – in te zoomen op de data. “Bij het inrichten van de dashboards is rekening gehouden met alle invalshoeken die binnen WBO worden gebruikt. De dashboards zijn zodoende universeel in de basis. Iedere gebruiker heeft daarnaast de vrijheid verschillende scenario’s te bekijken, data keuzes te selecteren en de dashboards aan te passen aan haar eigen prioriteiten en beleidsagenda zonder tussenkomst van IT. Denk in dit kader aan: verwijzer, zorgvorm, productcode, leeftijdscategorie. Elke Gemeente kan zo de voor haar belangrijke informatie erbij ‘pakken’. “Een mooi resultaat binnen dit project vind ik het vanuit een centrale rol kunnen verwerken van de verschillende belangen aldus Rob Mulders.
Voor nu en verder
De ontwikkelingen in de regio en binnen Jeugdzorg maken dat de dashboard nooit ‘af’ zijn. Mulders: Naast het zoveel mogelijk standaardiseren en blijven bijsturen en aanpassen aan ontwikkelingen binnen de Jeugdzorg hebben we onze blik ook op de toekomst. Het kunnen prognosticeren welke zorgaanvragen we tegemoet kunnen zien bijvoorbeeld gaat samen met de wens meerdere databronnen te ontsluiten om de data mee te verrijken. Een breder beeld hebben van de zorgcliënt is een van de doelstellingen. Door bijvoorbeeld combineren van gegevens uit de vrij-toegankelijk zorg hebben we meer zicht op de wachttijd. Met een partner als MagnaVersum zijn we goed voorbereid op elke volgende data gerelateerde stap